Executive Assistant

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Descrizione del ruolo

L’Executive Assistant rappresenta un supporto strategico e organizzativo per la Direzione. La figura deve garantire un’efficace gestione delle attività quotidiane, coordinando agenda, comunicazioni e appuntamenti, assicurando efficienza, riservatezza e precisione.

 

Attività principali

• Gestione completa dell’agenda del CEO, con pianificazione e coordinamento di meeting, call e trasferte nazionali e internazionali

• Organizzazione logistica di viaggi e trasferte (prenotazioni, itinerari, documentazione)

• Gestione del Fleet Management aziendale: contratti di noleggio/acquisto, monitoraggio scadenze, controllo costi, relazioni con fornitori e assicurazioni

• Gestione professionale delle comunicazioni interne ed esterne

• Organizzazione e pianificazione di eventi aziendali

• Supervisione delle utenze aziendali e gestione dei rapporti con enti e compagnie assicurative

• Supporto nella preparazione della documentazione per Consigli di Amministrazione e Assemblee (convocazioni, verbali, raccolta materiali)

• Gestione e archiviazione documentale, digitale e cartacea, nel rispetto delle procedure aziendali

• Supporto amministrativo e collaborazione con il reparto contabilità

• Predisposizione e verifica delle note spese del management

 

Competenze ed esperienza

• Esperienza pregressa, anche minima, in ruoli di Assistente di Direzione o Office Manager

• Spiccate capacità organizzative e di gestione delle priorità, con attenzione al rispetto delle scadenze aziendali

• Capacità di preparare e gestire corrispondenza e documentazione riservata con la massima discrezione

• Supporto nella preparazione di presentazioni, report aziendali e materiale direzionale

• Collaborazione efficace con diversi dipartimenti per garantire fluidità operativa

• Ottima padronanza degli strumenti informatici e dei principali software gestionali

• Eccellenti capacità comunicative, scritte e verbali

• Precisione, attenzione ai dettagli e forte senso di responsabilità

• Capacità di lavorare in autonomia e di gestire situazioni sotto pressione

• Conoscenza fluente della lingua inglese (scritta e parlata), la conoscenza del portoghese o del cinese costituisce un plus

• Conoscenza avanzata del pacchetto Microsoft Office

• Flessibilità operativa e attitudine al problem solving

Sede di Lavoro : Gorla Minore (Va)