Smart Working: cos’è, come funziona, vantaggi e svantaggi

Lo smart working, o lavoro agile, è una modalità di lavoro sempre più diffusa e in crescita in Italia. Secondo i risultati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il 58% delle grandi imprese ha già introdotto iniziative concrete per attivare questa modalità. Tra i risultati più interessanti dell’ultimo anno emerge l’aumento della diffusione dello Smart Working nelle PMI italiane, passando dall’8% al 12%. È cresciuta, però, anche la percentuale delle imprese disinteressate al tema, passando dal 38% al 51%. Anche la PA nell’ultimo anno ha adoperato un modello di lavoro “smart” e, ad oggi, il 16% delle pubbliche amministrazioni ha progetti strutturati di smart working (nel 2017 era il 5% e nel 2018 l’8%).

Che cos’è lo Smart Working

Lo smart working è una rivoluzione culturale, organizzativa e di processo, perché scardina consuetudini e approcci tradizionali e consolidati nel mondo del lavoro subordinato. È basato su una cultura orientata ai risultati e su una valutazione legata alle reali performance, per questo probabilmente sarà il lavoro del futuro. 

La definizione data dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, dice che: “lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, a favorire la crescita della sua produttività”.

Si tratta, quindi, di una “nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”, riprendendo in questo caso la definizione che già nel 2015 ne dava l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

Smart Working: cambiamenti e organizzazione

È un approccio che presuppone quindi, un profondo cambiamento culturale, una revisione del modello di leadership e organizzativo dell’impresa, rivalutando le modalità che caratterizzano il lavoro non solo fuori, ma anche all’interno dell’azienda. Per esempio, l’organizzazione degli spazi che devono essere ripensati e riformulati secondo i principi di flessibilità, virtualizzazione e collaborazione tra persone. Gli ambienti saranno quindi di dimensioni ridotte e appositamente progettati e allestiti per ospitare riunioni virtuali tra team di lavoro. Infine, ci sono i comportamenti e gli stili di leadership, legati sia alla cultura dei lavoratori e al loro modo di “vivere” il lavoro, sia all’approccio da parte dei capi all’esercizio dell’autorità e del controllo.

Smart Working: vantaggi

Lo smart working comporta molti vantaggi per i lavoratori, alcuni abbastanza evidenti come, primo fra tutti, la conciliazione tra tempi di vita e di lavoro. Lavorando da casa, infatti, si riesce a gestire meglio la propria work-life balance, valorizzando il tempo a disposizione e abbattendo i costi legati agli spostamenti. L’introduzione dello smart working può essere considerata una misura di welfare aziendale, impattando sul benessere e sulla qualità della vita dei propri dipendenti, oltre a contribuire positivamente anche sulla produttività.

Ci sono poi altri aspetti di innovazione sia per i lavoratori che per le amministrazioni, per esempio: 

  • valorizzazione delle risorse umane e responsabilizzazione. Ci si focalizza sui risultati del lavoro e non sugli aspetti formali;
  • razionalizzazione nell’uso delle risorse e aumento della produttività, quindi risparmio in termini di costi e miglioramento dei servizi offerti;
  • rafforzamento dei sistemi di misurazione e valutazione delle performance basate sui risultati e sui livelli di servizio;
  • promozione dell’uso delle tecnologie digitali innovative e utilizzo dello smart working come leva per lo sviluppo digitale e delle conoscenze digitali;
  • abbattimento delle differenze di genere;
  • attrazioni di talenti;
  • riduzione delle forme di “assenteismo fisiologico”;

Lo smart working, quindi, è una leva di cambiamento per le aziende e per i lavoratori, perché consente di promuovere la collaborazione, la programmazione, la gestione e i risultati. Inoltre, punta sulla valorizzazione delle persone e sulla fiducia tra lavoratori e amministrazione. 

Smart Working: periodi di crisi

In situazioni d’emergenza, come dopo il crollo del ponte Morandi a Genova o in occasione della pandemia da Coronavirus, il governo ha emanato alcuni decreti-legge che semplificano l’accesso allo Smart Working. 

Le amministrazioni pubbliche sono invitate a potenziare il ricorso allo smart working, al fine di prevenire e contenere la diffusione dell’infezione da coronavirus, individuando modalità semplificate e temporanee di accesso alla misura, senza distinzione di categoria di inquadramento e di tipologia di rapporto di lavoro. 

Il decreto legge numero 6 del 23 febbraio 2020, riguardante la diffusione del COVID-19, il cosiddetto Coronavirus, con alcune misure specifiche ha stabilito che il lavoro agile “è applicabile in via automatica ad ogni rapporto di lavoro subordinato nell’ambito di aree considerate a rischio nelle situazioni di emergenza nazionale o locale nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni e anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti”.

Il 12 marzo 2020 poi, in relazione all’emergenza Covid-19, è stata firmata un’altra Direttiva che rafforza ulteriormente il ricorso allo smart working, prevedendo che questa diventi la forma organizzativa ordinaria per le pubbliche amministrazioni. L’obiettivo della Direttiva è sempre tutelare la salute di cittadini e dipendenti, contemperando questa esigenza primaria con la necessità di erogare i servizi essenziali e indifferibili.

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